État des lieux de sortie : le guide du bailleur, de la date au décompte
L'état des lieux de sortie se fait à la remise des clés, contradictoirement, avec le locataire. Il ne vaut que par comparaison avec l'état des lieux d'entrée : c'est cette comparaison qui permet de retenir sur le dépôt de garantie une somme « dûment justifiée ». Le dépôt se rend ensuite sous un mois si l'état de sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).
L'état des lieux de sortie est toujours une étape un peu stressante. C'est à ce moment qu'on découvre les détériorations, et qu'on fait parfois face à la mauvaise foi de certains locataires. Heureusement, ce n'est pas le cas à chaque fois — mais il y a toujours une appréhension.
Je suis bailleur, je fais mes états des lieux moi-même, et cette appréhension, je la connais par cœur. Ce guide est celui que j'aurais aimé avoir : comment préparer la sortie, comment la mener, ce qu'on peut retenir — et surtout pourquoi tout se joue, en réalité, le jour de l'entrée.
Quand et comment fixer l'état des lieux de sortie ?
L'état des lieux de sortie se fixe dès que vous avez reçu le préavis du locataire, d'un commun accord, à la date de remise des clés. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit qu'il est établi « contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles » lors de la restitution des clés : le locataire doit donc être présent, ou représenté.
Mon conseil : fixez la date le plus vite possible une fois le préavis reçu. Plus le rendez-vous est posé tôt, moins il y a de flottement sur la fin du bail. Et si vous n'en avez pas reparlé depuis, un petit SMS de rappel quelques jours avant évite les oublis et les rendez-vous manqués.
Que faire dans les semaines qui précèdent la sortie ?
Rappelez au locataire, quelques semaines avant, ce qui relève de sa responsabilité. C'est le geste le plus rentable de toute la procédure : un locataire informé règle lui-même la plupart des petites réparations, et la sortie se passe mieux.
Chez moi, la retenue la plus fréquente, ce sont les trous dans les murs. La peinture, c'est plus compliqué à trancher ; mais les trous, les locataires négligent souvent de les reboucher, alors que c'est à leur charge — le rebouchage des trous figure parmi les réparations locatives listées en annexe du décret n° 87-712 du 26 août 1987. Leur rappeler quelques semaines avant ce qui leur revient permet souvent d'anticiper, et que tout se passe mieux.
J'ai rédigé un modèle de mail de pré-sortie à copier, avec la check-list des points vérifiés (joints, ampoules, trous rebouchés, filtres de hotte, nettoyage).
Comment se déroule l'état des lieux de sortie, le jour J ?
Le jour J, on reprend l'état des lieux d'entrée et on compare, pièce par pièce, dans le même ordre : surfaces (murs, plafond, sol), ouvertures (fenêtres, volets, portes), puis équipements. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 impose d'ailleurs une présentation qui permette de comparer l'entrée et la sortie : c'est cette comparaison qui fonde, ou non, une retenue.
Deux mentions à ne pas oublier, parce qu'elles évitent des litiges entiers :
- Les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz), photographiés : ils ferment la période de consommation du locataire.
- Les clés et moyens d'accès restitués (clés, badges, bips, télécommandes), comparés au nombre remis à l'entrée.
La méthode détaillée, pièce par pièce, est dans le guide faire son état des lieux soi-même.
| Ce qui se compare | À l'entrée | À la sortie |
|---|---|---|
| Revêtements (sols, murs, plafonds) | État décrit et photographié, défauts existants notés | Mêmes éléments, mêmes angles : toute différence se voit |
| Équipements (cuisine, sanitaires, chauffage) | Testés et décrits | Retestés : ce qui ne fonctionne plus doit être expliqué |
| Compteurs | Index relevés et photographiés | Index relevés : ils clôturent la consommation du locataire |
| Clés et moyens d'accès | Nombre et destination notés | Même nombre restitué, sinon remplacement |
| Mobilier (en meublé) | Inventaire et état détaillé (art. 25-5) | Même inventaire, meuble par meuble |
« C'était déjà comme ça » : comment répondre au locataire ?
Avec la photo de l'élément à l'entrée. Une sortie peut mal se passer de mille façons, mais le grand classique, c'est le sol abîmé, et le locataire qui dit que c'était déjà comme ça. Sans photo d'entrée, c'est sa parole contre la vôtre.
Quand je faisais mes états des lieux en PDF, sans photos, j'ai eu plusieurs fois des locataires qui me disaient : « on a validé "sol en bon état", mais cet impact était déjà là ». Et plusieurs fois, j'ai préféré laisser filer plutôt que d'avoir un refus de signer l'état des lieux pour un impact.
Depuis que j'utilise EDL N°1, on a de nombreuses photos dans chaque pièce. Une photo grand angle permet de zoomer sur un détail du sol, du mur ou du plafond — et protège donc beaucoup mieux le propriétaire.
Et c'est symétrique : le locataire est mieux protégé, lui aussi. Difficile pour un propriétaire de prétendre que le sol était nickel à l'entrée si l'on voit une grosse rayure sur l'état des lieux d'entrée. C'est tout l'enjeu de la valeur de preuve des photos : une photo annexée à l'état des lieux signé par les deux parties vaut beaucoup plus qu'une photo prise seul.
Le litige de sortie se gagne — ou se perd — le jour de l'entrée.
Que peut-on retenir sur le dépôt de garantie à la sortie ?
On peut retenir les dégradations imputables au locataire, chiffrées et justifiées, après déduction de la vétusté. L'usure normale — le temps, l'usage normal — reste à la charge du bailleur. L'article 22 de la loi de 1989 exige que les sommes retenues soient « dûment justifiées » : devis, factures, et la comparaison entrée/sortie.
- Usure normale (peinture ternie après des années, légère usure des sols aux passages) : rien à retenir.
- Dégradation (trous non rebouchés, impact au sol, joint arraché, équipement cassé) : retenue possible, après abattement de vétusté si l'élément devait être remplacé.
Pour chiffrer la part du locataire selon l'âge de l'élément, la grille de vétusté et son calculateur font le travail. Et pour trancher élément par élément : réparations locatives, qui paie quoi.
Que faire si le locataire ne vient pas à l'état des lieux de sortie ?
Faites-le établir par un commissaire de justice (l'ancien huissier). L'article 3-2 de la loi de 1989 prévoit que, si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, il l'est par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire, les parties étant avisées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.
Ne faites jamais l'état des lieux seul, sans le locataire ni son représentant : sans contradictoire, il ne prouve rien. Et si le locataire est parti sans prévenir, n'entrez pas avant le passage du commissaire de justice. Le détail des recours est dans état des lieux et litige locataire.
Que se passe-t-il après l'état des lieux de sortie ?
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois sinon, déduction faite des sommes dûment justifiées. Passé ce délai, le montant restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard (article 22). Le calcul de l'échéance et le modèle de décompte sont sur Gestion N°1 : restitution du dépôt de garantie : délais et décompte.
Laisser quelques jours avant le locataire suivant
Chez moi, on ne fait quasiment jamais l'entrée du nouveau locataire le jour de la sortie du précédent. Laisser deux ou trois jours permet de refaire une peinture en urgence si besoin. Et si le logement a été occupé longtemps, on garde parfois deux semaines de sécurité pour rafraîchir tout ce qui en a besoin.
C'est aussi là que le mode héritage d'EDL N°1 prend son sens : l'état des lieux de sortie du locataire précédent devient la base de l'entrée du suivant, et l'on ne ressaisit que ce qui a changé — y compris ce qu'on vient de rafraîchir.
Le calendrier de la sortie, étape par étape
- Préavis reçu : fixer tout de suite la date de l'état des lieux de sortie avec le locataire.
- Quelques semaines avant : envoyer le rappel de ce qui relève de sa responsabilité (trous, joints, ampoules, nettoyage).
- Quelques jours avant : un SMS de rappel si vous n'en avez pas reparlé.
- Le jour J : comparer à l'entrée pièce par pièce, relever les compteurs, compter les clés, faire signer.
- Sous un ou deux mois : restituer le dépôt de garantie avec un décompte justifié.
- Avant l'entrée suivante : deux ou trois jours de battement, deux semaines après une longue occupation.
Modèle PDF gratuit ou application pour l'état des lieux de sortie ?
Un modèle PDF suffit pour un état des lieux occasionnel, à condition de reprendre exactement la même trame qu'à l'entrée — vous pouvez générer un état des lieux gratuit en PDF. Mais c'est à la sortie qu'on mesure ce qui manque au papier : les photos. C'est pour ça qu'aujourd'hui je fais tout dans l'application, avec des photos dans chaque pièce, signées par les deux parties. Le comparatif complet : modèle PDF ou application.
Des photos dans chaque pièce, signées par les deux parties, horodatées — et l'état des lieux de sortie qui devient l'entrée du locataire suivant. En achat unique, sans abonnement.
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L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?
Oui. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit un état des lieux établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers mandaté par elles, lors de la remise et de la restitution des clés. Sans lui, il n'y a rien à comparer à l'entrée, donc rien de justifiable à retenir.
Quand faire l'état des lieux de sortie ?
À la remise des clés, à une date fixée d'un commun accord dès réception du préavis. Un rappel quelques jours avant évite les rendez-vous manqués.
Peut-on utiliser un modèle PDF pour l'état des lieux de sortie ?
Oui, à condition de reprendre exactement la même trame qu'à l'entrée, pour que la comparaison soit possible. Sans photos, en revanche, un défaut contesté devient vite un litige de parole.
Le locataire peut-il refuser de venir à l'état des lieux de sortie ?
S'il ne vient pas, l'état des lieux est établi par un commissaire de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié, les parties étant avisées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception (article 3-2).
Les trous dans les murs sont-ils à la charge du locataire ?
Oui : le rebouchage des trous fait partie des réparations locatives listées en annexe du décret n° 87-712 du 26 août 1987. C'est la retenue la plus fréquente à la sortie, et un rappel quelques semaines avant permet souvent au locataire de s'en charger lui-même.
Quel est le délai pour rendre le dépôt de garantie après l'état des lieux de sortie ?
Un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon. Passé ce délai, le montant restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard (article 22 de la loi de 1989).
Que faut-il relever à la sortie en plus de l'état du logement ?
Les index des compteurs (eau, électricité, gaz), photographiés, et le nombre de clés et moyens d'accès restitués (clés, badges, bips, télécommandes), à comparer avec ce qui avait été remis à l'entrée.
Et pour un logement meublé ?
L'inventaire et l'état détaillé du mobilier sont établis à la sortie comme à l'entrée, dans les mêmes formes (article 25-5 de la loi de 1989) : chaque meuble se compare à son état d'entrée.
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