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Pas d'état des lieux d'entrée : les vraies conséquences (pour le bailleur)

Beaucoup de bailleurs partent d'une conviction rassurante : « si je n'ai pas fait d'état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, donc je pourrai retenir sur le dépôt. » C'est faux — et exactement à l'envers de ce que la loi produit en pratique.

L'absence — ou l'insuffisance — d'un état des lieux d'entrée ne punit pas le locataire. Elle punit le bailleur : sans point de comparaison, vous ne pouvez plus rien prouver à la sortie, et une retenue légitime se transforme en litige de parole que vous perdez.

Je le sais parce que je l'ai payé pendant des années, à l'époque de mes formulaires papier sans photos. Dans cet article, je vous explique ce que dit vraiment la loi — pourquoi la fameuse présomption de l'article 1731 se retourne contre vous — et comment un état des lieux d'entrée solide inverse complètement le rapport de force.

Ce que m'a coûté un état des lieux d'entrée trop léger

Je n'ai pas d'histoire de bailleur qui aurait « oublié » de faire un état des lieux — j'en ai toujours fait un. Mon problème, à mes débuts, c'était sa qualité. J'utilisais un formulaire papier, avec des cases et deux-trois lignes de description. Une seule « preuve » par logement, en somme, et aucune photo.

Résultat, à la sortie, ça se payait de deux façons.

D'abord, j'ai perdu une partie de mes retenues : impossible de justifier précisément une dégradation quand l'état d'entrée tenait en quelques mots vagues. Sans point de comparaison solide, une retenue contestée n'est plus qu'un litige de parole — le locataire dit « c'était déjà comme ça », et quand les dégâts sont peu importants, il peut légitimement prétendre s'être fait avoir : on avait écrit « en bon état » à l'entrée, sans rien pour le préciser. Ça m'est même arrivé plus d'une fois de ne pas être sûr moi-même, et de prendre le dommage à ma charge dans le doute — parce qu'au bout de cinq ans, on oublie forcément certains détails.

Ensuite, et c'est le pire, j'ai laissé filer des dédommagements parce que les dégâts dépassaient le montant du dépôt de garantie. Aller récupérer la différence, ça veut dire relancer, mettre en demeure, saisir la commission ou le tribunal — pour des sommes qui, souvent, ne valaient pas le coût et l'énergie du recouvrement. Alors j'ai abandonné. Par épuisement administratif, ou par simple calcul.

Aujourd'hui, je suis dans une position radicalement différente. Là où j'avais une ligne sur un formulaire papier, j'ai maintenant cent preuves dans un état des lieux — chaque pièce, chaque défaut, photographié et signé. Face à un locataire de mauvaise foi comme face à l'administratif, je n'arrive plus démuni : j'arrive avec un dossier qui se défend tout seul.

Que l'état des lieux soit absent ou bâclé, le résultat est le même : vous renoncez d'avance à ce qui vous revient.

Dans les deux cas, vous ne perdez pas seulement un litige — vous y renoncez avant même qu'il commence, parce que vous savez que vous ne pourrez rien prouver.

L'état des lieux d'entrée est-il obligatoire ?

Oui. Dans toute location vide ou meublée à usage de résidence principale, l'état des lieux d'entrée est obligatoire : il est établi de façon contradictoire au moment de la remise des clés et annexé au bail. C'est la loi du 6 juillet 1989, article 3-2, qui l'impose — « établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles ».

Mais attention à ce que « obligatoire » veut dire. Son absence n'est pas punie d'une amende. La vraie sanction est ailleurs, et elle est plus sournoise : sans lui, vous perdez le moyen de prouver quoi que ce soit à la sortie. C'est tout l'objet de la section suivante.

Sans état des lieux d'entrée, qui est vraiment protégé ?

Contrairement à une idée très répandue, ce n'est pas le bailleur. Beaucoup pensent : « pas d'état des lieux, donc le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, donc je garde le dépôt. » En location résidentielle, ce raisonnement est faux — et c'est un piège dans lequel tombent énormément de propriétaires.

Le malentendu vient d'un vrai texte. Le Code civil, article 1731, dit : « S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. » Lu seul, il semble donner raison au bailleur.

Sauf que deux mécanismes le neutralisent en location d'habitation :

• La loi de 1989 le désactive contre celui qui n'a pas fait l'état des lieux. L'article 3-2 précise que « la présomption établie par l'article 1731 du code civil ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle » à son établissement. Or établir l'état des lieux relève de l'initiative du bailleur : c'est donc le plus souvent lui qui perd le bénéfice de 1731.
• La charge de la preuve reste sur vous. Même en écartant 1731, il faut prouver que la dégradation est imputable au locataire. Sans état d'entrée, vous n'avez aucun point de comparaison — donc rien à opposer à un « c'était déjà comme ça ». La Cour de cassation refuse d'ailleurs de présumer automatiquement un préjudice du bailleur.

Résultat concret : sans état des lieux d'entrée sérieux, vous ne pouvez, en pratique, retenir presque rien — non parce que la loi vous punit, mais parce que vous êtes dans l'incapacité de prouver.

À l'inverse, dès qu'il existe un état des lieux d'entrée, tout s'inverse. Le Code civil, article 1730, pose la règle : « S'il a été fait un état des lieux […], le preneur doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure. » La comparaison entrée/sortie devient la référence, et c'est au locataire de s'y tenir. Votre état des lieux d'entrée n'est pas une formalité : c'est votre unique preuve de l'état de départ, celle qui rend une retenue « dûment justifiée » au sens de l'article 22 de la même loi.

Que faire si le locataire refuse (ou traîne) pour l'état des lieux ?

Ne renoncez jamais à l'état des lieux d'entrée parce que le locataire n'est pas coopératif. La loi vous donne un recours net : le commissaire de justice (l'ancien huissier).

L'article 3-2 de la loi de 1989 le prévoit : si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, il l'est « par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire », sur convocation adressée par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance. Le coût est plafonné par décret et partagé en deux — un filet raisonnable pour ne jamais rester sans preuve d'entrée.

Et il y a une justice dans le mécanisme : si c'est le locataire qui fait obstacle à l'état des lieux, c'est lui qui perd la présomption de l'article 1731 (on l'a vu plus haut). Un locataire qui refuse l'état des lieux ne se protège donc pas — au contraire. Vous en trouverez un près de chez vous sur l'annuaire officiel de la Chambre nationale des commissaires de justice.

« C'est de la paperasse » : le vrai calcul

Un état des lieux d'entrée sérieux prend une heure, parfois deux. Un état des lieux bâclé, lui, se paie en centaines d'euros — des retenues que vous ne pouvez pas justifier, et des dédommagements que vous finissez par abandonner faute de preuve. Je l'ai payé pendant des années avec mon vieux formulaire papier ; ce n'est pas une hypothèse.

Le calcul est vite fait : une heure de photos et de description précise à l'entrée vous évite, à la sortie, de choisir entre encaisser une perte ou vous épuiser en démarches pour des sommes qui ne valent pas le recouvrement. Et prendre le temps de tout documenter — y compris les défauts existants — ne vous dessert pas : ça instaure la confiance avec le locataire et montre que la démarche est honnête des deux côtés.

L'état des lieux d'entrée : votre seule preuve d'origine

Tout se joue à l'entrée. L'état des lieux de sortie ne vaut que par comparaison avec celui d'entrée — sans un état de départ détaillé et daté, vous n'avez tout simplement rien à comparer. C'est exactement ce que je constate depuis 2008 : là où j'avais une ligne sur un formulaire papier, j'ai aujourd'hui cent preuves dans un même état des lieux.

C'est pour ça que j'ai créé EDL N°1. Chaque pièce, chaque défaut est photographié par élément et rattaché à l'état des lieux que le locataire signe : contradictoire par construction. Le mode héritage reprend l'état des lieux du locataire précédent et le fait re-valider à l'entrant, sans tout refaire. Et chaque état des lieux est horodaté par un horodatage électronique qualifié : la date bénéficie de la présomption légale prévue par le règlement eIDAS (art. 41). Un achat unique, sans abonnement — parce que votre preuve d'origine ne devrait pas vous coûter un loyer par mois.

Votre état des lieux d'entrée reste un élément de preuve — mais c'est celui qui décide de tout le reste. Ne le bâclez jamais.

Questions fréquentes

L'état des lieux d'entrée est-il obligatoire ?

Oui. La loi du 6 juillet 1989 (art. 3-2) l'impose : établi contradictoirement au moment de la remise des clés et annexé au bail.

Sans état des lieux d'entrée, puis-je retenir sur le dépôt de garantie ?

En pratique presque rien : sans point de comparaison, vous ne pouvez pas prouver que la dégradation est imputable au locataire. La présomption de l'article 1731 est neutralisée par l'article 3-2 dès lors que c'est vous qui n'avez pas fait l'état des lieux.

Le locataire refuse de faire l'état des lieux, que faire ?

Faites-le établir par un commissaire de justice : frais partagés par moitié, sur convocation recommandée au moins 7 jours à l'avance (art. 3-2). Et le locataire qui fait obstacle perd la présomption de l'article 1731.

Un état des lieux d'entrée sans photos suffit-il ?

Juridiquement, il existe. En pratique, un état des lieux trop vague vous laisse presque aussi démuni qu'aucun état des lieux : une retenue contestée devient un litige de parole.

Peut-on compléter un état des lieux d'entrée après la signature ?

Oui. Le locataire peut demander à le compléter dans les 10 jours (et pendant le premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage), selon l'article 3-2.

Cet article a valeur informative et ne constitue pas un conseil juridique. En cas de litige, consultez un professionnel du droit ou la commission départementale de conciliation de votre département.