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Faire son état des lieux soi-même, sans agence ni huissier — le guide complet du bailleur

Puis-je faire mon état des lieux moi-même, sans agence ni huissier ? Et surtout : est-ce que ça vaudra quelque chose le jour d'un litige ? C'est la question que se pose tout bailleur qui gère seul — et la réponse est oui, à condition de savoir comment.

Je fais mes états des lieux moi-même depuis 2008. En dix-huit ans, je n'ai jamais payé une agence ni un huissier pour un état des lieux de routine — et je n'ai jamais eu un seul EDL retoqué pour ça. Ce n'est pas une prise de risque : c'est la règle, pas l'exception. La loi n'a jamais imposé de professionnel pour établir un état des lieux.

Ce guide est le dossier complet que j'aurais aimé avoir à mes débuts : ce que dit la loi, la méthode pièce par pièce, les erreurs qui coûtent cher, le cas du meublé, la conservation — et une check-list à imprimer. À la fin, vous saurez faire un état des lieux qui tient, seul, sans payer un tiers.

C'est légal, et ça tient — à trois conditions

Oui, vous pouvez établir votre état des lieux vous-même : la loi ne l'exige d'aucun professionnel. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 le dit noir sur blanc — l'état des lieux est « établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles ». Autrement dit, un état des lieux fait par le bailleur et le locataire, ensemble, a exactement la même valeur que celui d'une agence.

Ce qui fait sa solidité, ce n'est pas un tampon, ce sont trois conditions :

1. Contradictoire — il est fait ensemble, bailleur et locataire présents (ou représentés). Chacun constate la même chose, au même moment.
2. Signé par les deux parties — c'est la signature qui transforme un constat en preuve reconnue.
3. Annexé au bail, avec un exemplaire remis à chacun. L'EDL et le bail forment un tout.

Réunissez ces trois-là, et votre état des lieux est aussi opposable que n'importe quel autre.

Le mythe de l'huissier

Beaucoup croient qu'un état des lieux « sérieux » passe forcément par un huissier — aujourd'hui commissaire de justice. C'est faux. Le commissaire de justice n'est pas le mode normal : c'est un recours, prévu par le même article 3-2, pour le cas où l'état des lieux ne peut pas se faire à l'amiable — locataire qui refuse, qui est absent, désaccord bloquant. Il intervient alors « sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié ».

En dix-huit ans, je n'y ai jamais eu recours pour un état des lieux ordinaire. Réservez-le aux blocages réels : le payer par défaut, c'est dépenser pour une solennité dont votre EDL n'a pas besoin. Ce qui compte devant un juge, ce n'est pas qui a tenu le stylo — c'est le contradictoire et la preuve.

Agence, commissaire de justice ou soi-même : qui fait quoi, à quel prix

Vous avez trois façons de faire établir un état des lieux. Toutes sont légales ; elles n'ont ni le même coût, ni le même intérêt.

Le bon réflexe : faites-le vous-même par défaut, et gardez le commissaire de justice pour les cas où l'enjeu ou le blocage le justifient (on y revient plus bas).

Pourquoi une application change la donne

Vous pouvez faire un état des lieux valable sur un formulaire papier — je l'ai fait pendant des années. Mais une application ne fait pas la même chose « en mieux » : elle fait des choses que le papier ne fera jamais.

• Une photo par élément, rattachée à l'état des lieux signé — pas des photos éparses dans votre téléphone, mais des preuves reconnues par les deux parties, pièce par pièce.
• Le mode héritage : à chaque nouveau locataire, l'état des lieux précédent est repris et re-validé, sans tout refaire. Entre deux locations rapprochées, vous gagnez un temps considérable.
• L'horodatage électronique qualifié : la date de chaque état des lieux bénéficie d'une présomption légale (règlement eIDAS, art. 41) — difficilement contestable.
• La comparaison entrée/sortie automatique, exactement ce que le décret 2016-382 exige.
• La dictée vocale, qui divise le temps par trois : c'est ce qui m'a permis de passer de deux-trois lignes par pièce à des descriptions vraiment détaillées.

Reste à choisir laquelle. Je les ai comparées ici, honnêtement, prix et fonctions à l'appui : comparatif des applications d'état des lieux.

Avant le jour J : ce qu'il faut préparer

Un bon état des lieux se prépare avant d'arriver sur place. Cinq minutes d'anticipation évitent de bâcler faute de temps ou d'oublier une mention obligatoire.

La méthode pièce par pièce

C'est le cœur du travail. Avant la technique, un principe qui change tout :

Noter un défaut, ce n'est pas se priver d'un dédommagement à la sortie — c'est prouver qu'on note tout.

Si un dommage n'apparaît pas dans l'état des lieux d'entrée alors que vous notiez le moindre défaut, c'est forcément qu'il est survenu pendant la location. L'exhaustivité de votre état des lieux devient elle-même votre preuve — et elle montre au locataire que la démarche est honnête des deux côtés.

L'ordre que je suis dans chaque pièce

C'est la routine que j'ai rodée en dix-huit ans, d'abord sur papier, aujourd'hui dans l'application :

1. Les surfaces : murs, plafond, sol — l'état des revêtements (le décret l'exige explicitement).
2. Les ouvertures : fenêtres, volets, portes — ouverture, fermeture, vitres, joints.
3. Les équipements fixes : radiateurs, prises, interrupteurs.

Et une règle absolue sur les interrupteurs et l'éclairage : allumez chaque point lumineux, un par un, même en plein jour. C'est le grand classique de l'oubli — l'interrupteur d'entrée qui marche, celui du fond qui ne marche pas.

Les pièces où l'on teste tout

Dans la cuisine, la salle de bain et la buanderie, on ne se contente pas de regarder — on teste, jusqu'au moindre tiroir :

Le reste du logement — entrée, séjour, chambres — suit la même logique de surfaces + ouvertures + équipements. Les extérieurs et dépendances (balcon, cave, garage, jardin privatif) se traitent comme des pièces à part entière : ils font partie du bail, donc de l'état des lieux.

Et pour chaque élément : une description précise (pas « bon état » tout seul) et une photo. Depuis que je travaille dans l'application, ça donne cent à cent vingt photos pour un F5 — la dictée vocale rend ce niveau de détail rapide au lieu d'être décourageant.

Et s'il n'y a pas de courant ?

Sans électricité, une grande partie de ce qu'il faut vérifier devient impossible à contrôler : éclairages, prises, plaques, four, hotte, VMC, chauffe-eau électrique… Autant d'éléments que vous auriez « validés » sans les avoir vus fonctionner — et qui, s'ils sont défaillants, peuvent coûter cher au moment du départ. Ne faites jamais l'impasse là-dessus. Deux solutions selon le compteur :

• Compteur Linky : plus besoin de se déplacer pour la mise en service. Remettez le courant entre deux locataires le temps de l'état des lieux — ça vaut largement son coût au regard de ce que vous sécurisez.
• Ancien compteur : prévoyez une deuxième visite le jour où le locataire met le courant à son nom, pour tout revérifier avec lui. Et surtout, mentionnez cet accord dans l'état des lieux d'entrée : notez noir sur blanc qu'une vérification complémentaire des éléments électriques est prévue à la mise sous tension. Ainsi, un défaut découvert à ce moment-là entre bien dans l'état des lieux d'entrée, en présence des deux parties.

Compteurs et clés : les mentions à ne pas oublier

Deux éléments sont obligatoires au décret 2016-382 et pourtant régulièrement bâclés — alors qu'ils évitent des litiges entiers.

• Les relevés de compteurs (eau, électricité en heures pleines/creuses, gaz). Ils fixent le point de départ des consommations : sans eux, impossible de trancher un désaccord sur une facture ou une régularisation de charges. Relevez les index, photographiez-les.
• Le détail des clés et moyens d'accès. Notez le nombre exact de clés remises, plus les badges, bips et télécommandes, avec leur destination (porte, cave, garage, portail). À la sortie, le locataire doit restituer le même nombre — un jeu manquant se facture.

Le cas du meublé : l'inventaire du mobilier en plus

Louer en meublé ajoute une obligation à l'état des lieux classique : l'inventaire du mobilier. La loi (article 25-5 de la loi du 6 juillet 1989) impose, pour un meublé en résidence principale, un inventaire et un état détaillé du mobilier, annexé au bail au même titre que l'état des lieux.

Ce n'est pas une simple liste. Pour chaque meuble et équipement, on note sa présence et sa quantité (« 4 chaises », « 1 canapé 3 places »), son état — le plus clair étant trois niveaux, bon état / usure normale / dégradé — et, comme le reste, une photo.

Deux pièges :

• L'électroménager se teste, il ne se regarde pas. Lave-linge, four, plaques : on les met en marche. Un appareil en panne « validé » à l'entrée, c'est un remplacement à votre charge à la sortie.
• Ne confondez pas le mobilier fourni et celui du locataire. Seuls les meubles que vous fournissez, listés à l'inventaire, l'engagent à la restitution. Ce qu'il apporte lui appartient. À la sortie, la comparaison ne porte que sur votre inventaire.

À la sortie, la vétusté du mobilier joue comme pour le reste : un canapé de huit ans n'est pas un canapé neuf. C'est un sujet à part entière → état des lieux d'un logement meublé. Et c'est exactement pour ça que le mode meublé de l'application propose la liste par pièce, les trois états et la dictée : un inventaire à la main, meuble par meuble, décourage vite.

Et si l'une des parties ne peut pas être là ?

Un état des lieux doit être contradictoire — fait ensemble. Mais parfois une partie ne peut pas se déplacer. Trois options, par ordre de préférence :

1. Le mandataire (procuration). La partie absente se fait représenter par un tiers muni d'une procuration écrite (un proche, un gestionnaire), qui constate et signe en son nom. L'article 3-2 le prévoit explicitement : l'EDL est établi « par les parties ou par un tiers mandaté par elles ».
2. Le report. Sans procuration possible, mieux vaut décaler la remise des clés que faire un EDL bâclé. Un état des lieux à moitié fait ne vaut rien.
3. Le commissaire de justice. En cas de blocage réel, c'est le recours vu plus haut, à frais partagés par moitié.

⚠️ Ce qu'il ne faut jamais faire : un état des lieux unilatéral, seul, sans l'autre partie ni son représentant. Sans contradictoire, il ne prouve rien (→ pas d'état des lieux d'entrée).

Signer et annexer : ce qui rend l'état des lieux valable

Un état des lieux ne vaut que par sa forme finale. Trois gestes le transforment en preuve opposable — et ce sont eux qu'on oublie quand on est pressé.

1. La signature des deux parties (ou de leurs mandataires). C'est elle qui scelle le caractère contradictoire : chacun reconnaît le même constat.
2. Un exemplaire remis à chacun. Le bailleur et le locataire repartent avec le même document.
3. L'annexion au bail. L'état des lieux et le contrat forment un tout indissociable.

Deux précisions utiles. D'abord, l'état des lieux n'est pas figé injustement : le locataire peut demander à le compléter dans les 10 jours suivant son établissement (et pendant le premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage), au titre de l'article 3-2. Ensuite, si vous passez par une application, chaque état des lieux est horodaté de façon incontestable — la date bénéficie d'une présomption légale (règlement eIDAS, art. 41), ce qu'aucune signature papier ne vous donne.

Conserver et sauvegarder son état des lieux

Un état des lieux ne vaut que si vous pouvez le produire le jour du litige — parfois des années plus tard. C'est le talon d'Achille du papier : un classeur égaré, un dégât des eaux, un déménagement, et votre preuve disparaît. Chacune des deux parties garde son exemplaire, en lieu sûr.

Trois niveaux de solidité :

• Le papier : un exemplaire chacun, rangé avec le bail. Simple, mais fragile.
• Le numérique scellé : un EDL fait dans une application est scellé par une empreinte (un hash) à la signature. Toute modification ultérieure devient détectable — impossible de retoucher discrètement un EDL après coup, ni pour vous ni pour le locataire.
• L'horodatage qualifié : la date de l'EDL est fixée par un horodatage électronique qualifié à présomption légale (règlement eIDAS, art. 41). Ce n'est plus à vous de prouver quand il a été fait, mais à celui qui le conteste de prouver le contraire.

Et pour ne jamais perdre le document : envoyez-vous-le par email juste après la signature. Il quitte votre appareil, atterrit dans votre boîte — la meilleure assurance contre la perte de données.

L'état des lieux de sortie : la comparaison qui protège

Tout ce travail d'entrée ne sert qu'à une chose : la comparaison à la sortie. Le décret 2016-382 impose d'ailleurs une forme qui permette de comparer les deux états — c'est la différence entre l'entrée et la sortie qui fonde, ou non, une retenue.

Cette comparaison est ce qui rend une retenue « dûment justifiée » au sens de l'article 22 de la loi de 1989 — après déduction de la part de vétusté, jamais imputable au locataire. Sur les délais, l'article 22 est net : restitution du dépôt sous 1 mois si tout est conforme, 2 mois en cas de retenue, avec une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard.

Un réflexe qui vous protège en amont : vous pouvez annexer une grille de vétusté à votre location. Elle accompagne souvent le bail, mais rien n'empêche de la joindre directement à l'état des lieux. Soyons clairs sur ce qu'elle fait : sur du matériel ancien déjà dégradé, elle ne vous aidera pas à récupérer grand-chose — l'abattement d'ancienneté est trop élevé. En revanche, sur du matériel récent, elle vous dégage de toute contestation : le locataire ne peut plus discuter le fait que vous chiffriez un remplacement quasi à neuf, puisque la grille, convenue à l'avance, le prévoit noir sur blanc. Le détail du calcul et une grille type à télécharger sont ici : la grille de vétusté.

Et si le litige s'installe, ou si le locataire est parti sans état des lieux de sortie, deux articles dédiés prennent le relais : état des lieux et litige locataire et pas d'état des lieux d'entrée : les conséquences.

Le commissaire de justice : quand il vaut vraiment le coup

Faire appel à un commissaire de justice (l'ancien huissier) pour un état des lieux est, dans l'immense majorité des cas, un dernier recours : le coût est élevé pour un besoin qui se présente rarement. Mais il y a des situations où l'on ne devrait même pas hésiter.

Les deux cas où il s'impose

• Les biens à fort enjeu. Si vous habitez le 16e et louez un meublé de 200 m² avec des meubles de valeur, ne tergiversez pas : prenez-en un à chaque entrée et sortie. Une seule rayure sur la cuisine vaut plus cher que ses honoraires. Quand l'enjeu dépasse de loin le coût, l'arbitrage est évident.
• Les sorties litigieuses. Pour un bien « normal », c'est surtout à la sortie, quand le litige est déjà là ou probable, qu'un constat prend tout son sens : il fige les dégâts avec une force probante qu'aucune photo prise seul n'égale.

Un huissier n'est pas l'autre

Comme les artisans qui carrellent votre salle de bain, les commissaires de justice ne se valent pas tous dans leur manière de travailler — j'en ai fréquenté plusieurs. Deux écoles :

• ceux qui font un état des lieux centré sur les dégâts, en survolant le reste — logique sur un départ litigieux, où le cœur du sujet, ce sont les dommages ;
• ceux qui documentent chaque pièce en détail, dix photos par pièce même là où rien n'a bougé, par perfectionnisme.

Le second est souvent plus cher. Les deux font l'affaire — mais le jour où un dégât est passé inaperçu, c'est le travail du perfectionniste qui vous sauve. Choisissez-le comme un artisan : sur le sérieux et la réputation, pas seulement sur le tarif. Vous en trouverez un sur l'annuaire officiel de la Chambre nationale des commissaires de justice.

Un allié — mais un humain

Le commissaire de justice est un allié du propriétaire. Mais c'est un professionnel avec sa déontologie… et, parfois, son humanité. J'ai vu un huissier prendre en pitié une locataire en grande difficulté et temporiser dans le recouvrement, au point de lui laisser le temps de s'enfoncer. Avec le recul, il s'est sans doute fait avoir — la personne n'était pas de bonne foi. Mais je préfère un monde où les gens gardent leur humanité plutôt qu'un monde où chacun n'est qu'un outil. C'est une limite à connaître : votre allié reste un homme, pas une machine à recouvrer.

Et n'oubliez pas qu'il est là pour un constat objectif : même si c'est vous le client, s'il estime qu'un mur n'est pas assez dégradé pour justifier une retenue, c'est sa parole qui fera foi — pas la vôtre. On le paie pour son impartialité, pas pour qu'il aille dans notre sens.

Les erreurs à ne jamais commettre

La plupart des états des lieux ratés ne le sont pas par mauvaise volonté, mais par excès de confiance. Voici celles qui reviennent le plus — et que j'ai moi-même commises avant de les traquer.

1. Croire qu'on a « tout vu »

C'est la pire, parce qu'elle est invisible. On teste la lumière en entrant dans la pièce, elle s'allume, on passe à la suite. Sauf que l'interrupteur près du lit, lui, ne fonctionne pas — et on ne l'a jamais actionné. Testez chaque interrupteur, chaque point lumineux, un par un. Corollaire, le grand classique : par beau temps, on ne pense pas à allumer les lumières. Faites-le quand même, en plein jour.

2. Sous-estimer un défaut qui ne se voit pas

Une prise à moitié arrachée par le locataire sortant — en débranchant un électroménager — puis remise en place proprement ne se voit pas. Deux jours après l'entrée, le nouveau locataire signale qu'elle ne marche pas. Inutile de chercher qui ment : ça arrive régulièrement, on vient vérifier et recâbler. Personnellement, je ne teste pas les prises à chaque état des lieux : ça prend beaucoup de temps et le cas reste peu fréquent — j'assume plutôt d'intervenir vite si besoin. Mais si vous habitez loin du logement, ou que vous devez faire venir une entreprise au moindre problème, alors là, testez-les vraiment plutôt que de les regarder. Dans tous les cas, rappelez au locataire qu'il dispose de 10 jours pour demander à compléter l'état des lieux (article 3-2) sur ce genre de détail passé inaperçu.

3. Être pressé

C'est LE grand piège — et je suis tombé dedans plus d'une fois, en le sachant pourtant. L'état des lieux est un moment important, pas une corvée à expédier. Ça vaut le coup d'apporter un café au locataire et d'y passer le temps qu'il faut : cette heure de travail vaut, en général, vingt fois sa valeur en soucis évités quand c'est bien fait. Et bonne nouvelle — une application divise ce temps par trois, ce qui enlève la seule vraie excuse qu'on se donne pour aller vite.

4. Écrire « en bon état » sans une seule photo

Une description vague sans image, c'est une retenue qui se transforme en litige de parole à la sortie. Le détail et la photo ne vous piègent pas : ils prouvent que vous notez tout. C'est tout l'objet de la valeur de preuve des photos.

Ce qu'il faut faire absolument

La contrepartie des erreurs vues plus haut. Si vous ne deviez retenir qu'une liste, c'est celle-ci :

Votre check-list à imprimer

J'ai réuni tout ça dans une check-list gratuite à télécharger et imprimer : d'un côté ce qu'il faut faire absolument, de l'autre les erreurs à ne jamais commettre, avec un rappel pièce par pièce. De quoi l'avoir en main le jour J.

Télécharger la check-list de l'état des lieux (PDF)

Et pour l'état des lieux lui-même : générer un état des lieux gratuit (PDF paramétrable), ou passer à l'application pour les photos, la dictée et l'horodatage.

Questions fréquentes

Peut-on vraiment faire son état des lieux soi-même ?

Oui. La loi du 6 juillet 1989 (art. 3-2) prévoit un état des lieux établi par les parties — aucun professionnel n'est imposé.

Un état des lieux fait soi-même a-t-il une valeur juridique ?

Oui, pleine, dès lors qu'il est contradictoire (fait ensemble), signé par les deux parties et annexé au bail.

Faut-il obligatoirement un huissier ?

Non. Le commissaire de justice est un recours (locataire absent, refus, biens à fort enjeu, sortie litigieuse), pas le mode normal.

Combien de temps faut-il y consacrer ?

Une à deux heures selon la taille du logement. Une application réduit ce temps d'environ deux tiers grâce à la dictée et au mode héritage.

Que faire s'il n'y a pas de courant le jour de l'EDL ?

Remettez le courant (immédiat avec un compteur Linky) ou prévoyez une seconde visite à la mise sous tension, en le notant dans l'état des lieux d'entrée.

Comment faire l'état des lieux d'un logement meublé ?

En plus de l'état des lieux, la loi (art. 25-5) impose un inventaire et un état détaillé du mobilier, meuble par meuble avec son état, annexé au bail. L'électroménager fourni se teste réellement.

Peut-on faire l'état des lieux si une partie est absente ?

Oui, par un mandataire muni d'une procuration (l'art. 3-2 admet un tiers mandaté par les parties). À défaut, mieux vaut reporter que faire un état des lieux unilatéral, qui ne prouve rien. En cas de blocage, le commissaire de justice reste le recours.

Peut-on compléter un état des lieux après la signature ?

Oui, le locataire peut demander à le compléter dans les 10 jours (et le premier mois de chauffe pour le chauffage), selon l'article 3-2.

Comment conserver son état des lieux ?

Chaque partie garde son exemplaire, annexé au bail. Un état des lieux numérique est scellé par une empreinte (toute modification est détectable) et horodaté ; envoyez-vous-en une copie par email pour ne pas le perdre.

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Cet article a valeur informative et ne constitue pas un conseil juridique. En cas de litige, consultez un professionnel du droit ou la commission départementale de conciliation de votre département.